Sunnfjord kommune satsar på klart språk

Dei fire kommunane som skal bli Sunnfjord kommune frå 1. januar 2020 har det siste året jobba med klart språk.
Det gler oss difor stort å få tillit og støtte frå KS med nye 60 000 kroner.

KS gir tilskot til klart språk

KS har ansvar for program for klart språk i kommunesektoren og har dei siste åra delt ut tilskot til kommunar og fylkeskommunar som jobbar med klart språk. Vi har tidlegare fått tilskot og får no 60 000 kroner til det vidare arbeidet.

Ein av tre innbyggarar slit med å forstå offentleg informasjon. Difor har KS ei satsing på klart språk i kommunesektoren. Nærare 200 kommunar og fylkeskommunar er i gang.

– Stadig fleire kommunar og fylkeskommunar ser verdien av klarspråkarbeid. Den byråkratiske skrivestilen har vore prega av tungt språk og smitte frå kompliserte lovtekstar. Klarspråk handlar om å setje seg i lesaren sin stad og skrive så folk forstår, seier områdedirektør i KS, Kristin Weidemann Wieland. Dette er eit demokratisk problem, og kan i verste fall føre til at folk ikkje får dei tenestene dei treng.

Språkprofil og klart språk-kurs

Den økonomiske støtta frå KS har vore til god nytte for dei fire samanslåingskommunane. Rundt 120 medarbeidarar har det siste året vore på klart språk-kurs. I tillegg har vi laga ein språkprofil og omarbeidd ein del brevmalar.

 

Nye reglement, forskrifter og planar som skal gjelde for Sunnfjord kommune har også fått seg ein språkvask. Vi ser likevel at vi har mykje arbeid igjen og at det tek tid å endre skrivepraksis. Støtta som vi no har fått for 2019 kjem difor godt med.

 

 

Den gylne pennen

Sunnfjord kommune har utvikla ein språkprofil som skal hjelpe oss til å skrive slik at det er lett å forstå kva vi meinar. Mange tilsette har gjennomført kurset «Den gylne pennen». Kurset gjer oss bevisste på korleis det er lurt å formulere seg. 

Sprek i Sunnfjord

Sprek i Sunnfjord kommune er det første fellestiltaket for alle tilsette i dei fire kommunane som skal bli Sunnfjord kommune i 2020!

Ord for dagen

Ord for dagen

En lur person sa ein gong at det er lettare å snakke enn å sei noko. Eg håpar at det ikkje er sånn det blir oppfatta når vi står her med ord for dagen.

Det er vanskeleg å finne dei rette orda for å motivere og be dykk stå på det siste året vi har att fram til Sunnfjord kommune er ein realitet. Vi veit at det stadiet vi er i no skapar angst og stress for mange som er usikre på arbeidsstad, eining, rolle osv. Det omfattar sikkert også mange av dykk. Ein av dei forholda som har dukka opp etter kvart som prosjektet har gått framover, er ein endring av den økonomiske situasjonen i den nye kommunen. Det er noko som verkar inn på vår kvardag, både opp mot dei tenesta vi skal yte og ikkje minst kor mange tilsette vi skal vere igjen i 2020.

Likevel er det vi som er tillitsvalde som skal vere rådgjevarar og tryggleiken for våre medlemmar og kollega. Det kan vere eit stort dilemma dersom vi sjølv kjenner på manglande tryggleik og bakkekontakt.

Eg minner enno ein gong om at de tar kontakt med Stian, Marit, Elin eller meg dersom det er behov for støtte og informasjon. Vi er her for å ta med oss innspel og problemstillingar vidare inn i dei arbeidsgruppene vi sitt i, inn i administrativ styringsgruppe, drøftingsmøter og andre møter på dykkar vegne. Vi gjer vårt beste for å halde tråen i det som rører seg og som påvirkar dykkar arbeid ute. Som det har vore sagt i dag så er det relativt mykje. Vi er derfor avhengig av tilbakemeldingar frå dykk.

Vi skal vere med å informere til våre medlemmar, ja. Men organisasjonspsykolog Jon Einar Jacobsen har gjort ei undersøking i Viken, ikkje på Skei, men Østfold, Akershus og Buskerud. Dei tilsette melder tilbake at dei helst ønskjer informasjonen gjennom informasjonsmøter, avdelings- eller seksjonsmøter og frå sin næraste leiar. Tillitsvalde og vernetenesta så kjem vi faktisk ganske langt ned i lista.

Vi må endre tankane våre frå «kva skal vi få til», til å tenkje «kva har vi fått til». Vi som tillitsvalde kan velje å vere ein brikke i prosessen eller vi kan vere ein aktør. Vi kan bidra, heve stemmen, spørje, meine, tenkje. Men vi kan også bli offer for medverknadstrettheit. Nokre tillitsvalde er med i så mange grupper og fora at det blir overveldande. Kalenderen har ikkje nok dagar og timar til det arbeidet vi skulle ha gjort mellom alle møta, dei telefonane og samtalane som skulle vore gjennomført.

Alle følelsar er lovleg undervegs, men det er grenser for korleis vi kan uttrykke dei både ovafor kollega, andre tillitsvalde og leiing. Det vi har høyrt i dag kan nok røre med store delar av følelsane for nokre og ein kvar. Tenk over følgjande når vi informerer: Vi er flinke til å gi kunnskapsbasert informasjon ut, men dersom vi ikkje gjer det vi seier så klarer vi ikkje å bygge opp om den bodskapen vi ønskjer å formidle. Og det å appellere til følelsane verker eigentleg ikkje så mykje inn på mottakaren.

Vi har 10 månader igjen no så er vi tilsette i Sunnfjord kommune. Hans Erik Utne frå Holmestand kommune sa at vi må passe på hekkbølga som kjem etter samanslåingsdatoen. Homestrand har gjennomført samanslåing med Hof i 2018, og er no i gang med samanslåing med Sande. Dei fikk knapt kvile før dei var i gang igjen. Allereie ser dei at det kjem oppgåver og forhold som dei ikkje klarte å få på plass før første runde. Det er ikkje sikkert vi skal sette oss ned å grine fordi vi ikkje får gjennomført alt vi vil før året er omme. Eg trur vi må ha endringsviljen med oss også etter den magiske datoen.

Så vær ein aktør, ei stemme, ein rådgjevar og ein tryggelik for både leiing og medlemmar. Det er den rolla vi fikk når vi fikk tillit frå våre eigne.

Og husk at ingenting er umulig. Det umulige tar bare litt lenger tid.

Torill Anita Segtnan, HTV

Strikkeoppskrift på Sunnfjord kommune lue

Sunnfjord kommune har fått eiga lue og panneband i strikk. Oppskrifta er no klar, så her er det berre å finne fram pinnane.

Sunnfjord kommune – eitt år igjen!

Arbeidet med å etablere Sunnfjord kommune går bra, og vi er godt i rute til å vere operative 1.1.2020. Vi har bak oss eit hektisk år der vi har fått på plass mykje av det som skal vere «grunnmuren» for den nye kommunen:

  • Politisk organisasjonsstruktur
  • Administrativ struktur
  • Leiargruppa er tilsett
  • Einingsleiarane er tilsett
  • Tilsette i stabane er innplassert i nye stillingar
  • Politiske reglement er utarbeidd
  • Nytt kommunevåpen er vedteke

Det er mange som arbeider med å organisere den nye kommunen. Ca 85 arbeidsgrupper arbeider no med ulike tema som må vere på plass om eitt år. Men hovudinntrykket mitt er at arbeidet går svært bra og at vi er godt førebudde. Eg vil gje ros til alle dei som er med i arbeidet og som nok har fått ei ekstra arbeidsbør som følgje av kommunesamanslåinga. Prosessen er prega av flinke, ivrige og spente tilsette, og eit svært godt og konstruktivt samarbeid med tillitsvalde, verneapparat og politisk leiing.

Innplassering av tilsette
Sunnfjord kommune vil bestå av 79 einingar (skular, barnehagar, omsorgseiningar ol. ) som blir leia av kvar sin einingsleiar. Innan 1.mai 2019 skal alle (ca 2300 personar) vite kvar dei skal arbeide i framtida og kva ev. funksjon dei skal ha i den nye organisasjonen. Det skal utarbeidast nye arbeidskontraktar til alle der dette vil gå fram. For mange vil det bli små endringar og dei vil ha same arbeidsstad og arbeidsoppgåver som tidlegare, men for andre kan det bli større endringar.

Å få innplassert alle tilsette i den nye organisasjonen er eit omfattande arbeid med ein stram tidsplan, og som først og fremst omfattar tilsette i sektorane teknisk og miljø, helse og sosial, omsorg og kultur og idrett. Dei nye kommunalsjefane og einingsleiarane leverte den 1. desember første utkast til organisasjonskart, funksjonskart og bemanningsplan. Desse skal det no arbeidast vidare med ut frå følgjande tidsplan:

  •  Veke 4: Eiga arbeidsgruppe skal utarbeide framlegg til organisering av leiarnivået under einingsleiarane. Skal vere ferdig vedtatt i veke 4.
  • Fram til veke 5 vil ein arbeide med oversikter over tilsette som arbeider i berørte einingar. Det vil seie status i dag, stillingsprosent, gjennomgang av aktuell/relevant plassering i ny eining.
  • I veke 5 vil arbeidet med den interne organiseringa i einingane starte opp att. Arbeidet vil ta utgangspunkt i arbeidet som vart levert 1.desember og arbeidet til arbeidsgruppa som har sett på leiarnivået under einingsleiarane.
  • I veke 6 vil vi vedta utvalsområde og utvalskriterie slik at det blir tydeleg korleis innplasseringa i einingane skal skje.
  • I veke 7 -8 vil vi sende ut elektronisk kartleggingsskjema til tilsette som vert omfatta av endringane for at vi skal få meir informasjon om kor desse ev. skal innplasserast i ny organisasjon. Dette kan vere tilsette med stillingar i fleire einingar, eller i einingar som har blitt delt, ev. andre som vi har behov for å kartlegge.
  • I veke 9-11 vil Omstillingsutvalet arbeide med framlegg til innfasing av tilsette i stillingar med bakgrunn i tidlegare kartleggingar, bemanningsplan og kartleggingsskjema frå tilsette.
  • I veke 10 drøfter og vedtar vi organisering av einingane
  • I veke 12 drøfter og vedtar vi innplassering av tilsette i stillingar
    Planen er at vi startar utsending av arbeidsavtaler f.o.m. 1. mars, og at dette skjer etappevis framover etterkvart som det er klart kor den einskilde skal arbeide. Målet her er som tidlegare skissert; alle skal ha signert arbeidsavtale innan 1. juni 2019.

Ledige leiarstillingar
I dag er det to kommunalsjefstillingar og 13 einingsleiarstillingar det ikkje er tilsett personar i.

Kommunasjefar for barnehage og kultur/idrett. Utlysing vert på nyåret med oppstart sommaren 2019.
Oversikt over ledige stillingar som einingsleiar:

  • Førde bu- og miljøteneste, sone 2. Utlysing på nyåret/våren – oppstart 15.08.19
  • Skei bu- og miljøteneste. Utlysing på våren – oppstart 01.09.19
  • Sande bu- og miljøteneste. Utlysing på våren – oppstart 01.09.19
  • Førde heimeteneste, sone 1. Utlysing på nyåret/våren – oppstart 15.08.19
  • Naustdal omsorgssenter. Utlysing rett over nyttår – oppstart 01.05.19
  • Kjøkkentenesta. Utlysing rett over nyttår – oppstart snarast
  • Førde omsorgssenter, skjerma. Utlysing rett over nyttår – oppstart 15.06.19
  • Sunde barnehage. Konstituert leiar til 01.08.19 – ny utlysing våren
  • Psykiatri og rus. Utlysing på våren – oppstart 01.09.19. Tore Eide leiar arbeidsgruppe fram til einingsleiar er på plass.
  • Fysio- og ergoterapitenesta. Utlysing på våren – oppstart 01.09.19. Knut Erik Folland leiar arbeidsgruppe fram til einingsleiar er på plass
  • Aktivitetseininga. Utlysing rett over nyttår – oppstart snarast
  • Bibliotek. Utlysing rett over nyttår – oppstart 01.06.19. Det er oppretta arbeidsgruppe leia bibliteksjefane som leiar arbeidet fram til ny leiar er på plass
  • Reinhald. Utlysing rett over nyttår – oppstart 01.06.19. Anne Lise Årdal leiar arbeidsgruppe fram til einingsleiar er på plass

Bruk av dei fire kommunehusa
I intensjonsavtalen som ligg til grunn for samanslåinga av dei fire kommunane er det sagt at kommunesenteret skal vere Førde, og bør innehalde alle fellestenester som normalt ligg til ein kommuneadministrasjon. Men dei tidlegare kommunehusa kan nyttast til lokale knutepunkt gjennom bruk av servicetorg, f eks desentraliserte rådhusfunksjonar og plassering av publikumsretta tenester som det er naturleg ligg desentralt.

Det er sett ned ei arbeidsgruppe leia av rådmannen på Jølster – Ellen Jensen- som skal følgje opp ordlyden i intensjonsavtalen. Dei har vore på synfaringar i dei fire kommunehusa og det er gjennomført husmøte på rådhuset i Førde. Førebelse vurderingar frå gruppa er:

  • Må stå fram som ein samla administrasjon der vi må ta omsyn til både innbyggarane, organisasjonen og tilsette sine behov
  • Det skal vere servicetorg i alle kommunehusa (og kor mest mogleg av publikumsmottak blir «slusa» gjennom)
  • Blir prøvd ut video- og møteromsfunksjonar
  • I utgangspunktet blir ikkje einingar/funksjonar lagt desentralisert
  • Skal etablerast ordning med desentraliserte arbeidsplassar – fortrinnsvis i teamkontor med mål om å skape arbeidsfellesskap på alle kommunehus
  • Den største utfordringa blir truleg å få tilstrekkeleg kontorplassar på rådhuset i Førde.

Kommunevåpen og grafisk profil
Fellesnemnda vedtok i oktober nytt og flott kommunevåpen for Sunnfjord kommune – «4 elvar.

Seinare er det også utarbeidd ein grafisk profil som skal vere utgangspunkt for m.a. heimesider, stillingsannonsar, rapportar, presentasjonar og anna profilering på nettet og i trykksaker. Illustratør er Gregory Kelubia Idehen.

Sjå profil manual: Profilmanual_Sunnfjord Kommune

Politiske prosjekt
Det blir også arbeidd med reglement for dei politiske utvala, delegeringsreglement og eigarstrategi for Sunnfjord kommune. Vi håpar å få handsama desse tre sakene i fellesnemnda tidleg på året i 2019.

Samtidig er arbeidet med å førebu kommune- og fylkestingsvalet 9. september starta opp.

Økonomi
Den største bekymringa eg har, er økonomien i den nye kommunen. Det er fleire grunnar til dette:

  • Utrekningar viser at den nye kommunen vil tape ca 10 mill kr i rammetilskot i året i forhold til kva kommunane får i dag.
  • Stortinget har i haust vedteke nye reglar for eigedomsskatt som kan gje den nye kommunane ytterlegare forverra rammevilkår. Vi veit ikkje førebels kor mykje dette utgjer, men det kan bli betydelege summar.
  • Økonomiplanane og årsbudsjetta i dei fire kommunane er svært ekspansive og vil påføre den nye kommunen eit høgt driftsnivå som det kan bli vanskeleg å handtere.

På første møtet i fellesnemnda 6. februar skal nemnda gje uttale til fylkesmannen om budsjetta og økonomiplanane til dei fire kommunane. Samtidig vil vi prøve å legge fram det første utkastet til skyggebudsjett for den nye kommunen. Vi vil då få ein peikepinn på kva utfordringar vi står framfor når kommunestyret i Sunnfjord kommune skal vedta budsjett for 2020 og økonomiplan for 2021 – 2024. Det som ingen må gløyme, er at den nye kommunen ikkje vil ha meir pengar å rutte med enn kva dei fire kommunane til saman har i dag.

2019
2019 blir eit svært spennande år. Ei av utfordringane blir å få til ein god og smidig overgang frå fire kommunar til ein. Vi vil det nærmaste året ha doble funksjonar ved at vi skal drifte dei fire eksisterande kommunane samtidig som vi skal gjere den nye kommunen operativ. Mykje av arbeidet i året som kjem vil handle om å arbeide fram felles rutinar og arbeidsmåtar slik at tenestene til innbyggarane i Sunnfjord kommune skal bli mest mogeleg like.
I løpet av 2019 skal også alle IT-systema leggast om og byggast opp på nytt.

Sjølv om vi står framfor mange oppgåver som skal løysast dette året, er eg framleis optimist. Eg er trygg på at vi skal vere godt førebudd når vi nærmar oss neste nyttår. Mange vil oppleve den fasen vi går inn i som utrygg og kanskje skremmande, men eg håpar at vi klarar å trygge dei tilsette, politikarane og innbyggarane på ein god måte ved å ha trygge og føreseielege prosessar. Er det noko du er usikker på, ber eg deg ta kontakt med eigen leiar, tillitsvalde, verneapparatet eller nokon av oss som arbeider med å koordinere samanslåinga.

Eg vil til slutt takke alle for godt utført arbeid i 2018, og ønskje alle eit godt nytt år!

Ole John Østenstad
Kommunedirektør
Sunnfjord kommune

 

Illustrasjon: Gregory Idehen

Første leiarsamlinga i Sunnfjord kommune

6. og 7. november 2018 vart den første leiarsamlinga i Sunnfjord kommune gjennomført. Til stades var om lag 80 spente og engasjerte leiarar, hovudtillitsvalte og verneombod.

Samlinga starta med innslag frå kulturskulane våre – song, tekst, bilde og video.

Etter innleiing av prosjektleiar Ole John Østenstad om forventningar som ligg til den nye kommunen, vart dagane nytta til å arbeide med spørsmål knytt til visjon, verdiar og leiingsprinsipp.

Kvifor er det viktig for Sunnfjord kommune å ha ein visjon?
Målet med ein visjon er at den skal gi oss noko å strekke oss etter – eit framtidsbilde – og som mobiliserer det beste i kvar av oss. I intensjonsavtalen for Sunnfjord kommune står det at hovudmålet med samanslåing er å «sikre gode tenester med høg kvalitet for innbyggjarane» og «vere drivkraft og fylkessenter for Sogn og Fjordane». Spørsmålet blir kva visjon treng vi som framtidsbilde for å nå målsettingane som politikarane våre har vedteke?

Kva er verdiar?
Verdiar er å sjå på som grunnleggande prinsipp som vi opplever det er viktig at Sunnfjord kommune arbeider etter. Døme på verdi er respekt, open, tydeleg og kompetent.

Kvifor treng Sunnfjord kommune leiingsprinsipp?
Formålet med å utarbeide prinsipp for leiing er at dei skal hjelpe leiarane til å styre etter valte verdiar og visjon.

Har du spørsmål – eller gode innspel – ta kontakt med din næraste leiar.

Kva skjer i arbeidet med Sunnfjord kommune?

Prosessen med tilsetting av nye einingsleiarar i Sunnfjord kommune er no avslutta i første omgang. 66 einingsleiarar er har fått tilbod om stillingar og har takka ja. I 12 stillingar er det ikkje tilsett nokon, og her vil arbeidet med rekruttering fortsette.

Sjå video frå informasjonsmøter for tilsette

11. og 12. september inviterte rådmann for Sunnfjord kommune, Ole John Østenstad, til informasjonsmøter for tilsette.